|
Elevarkivet
| Arkivserie: |
Elevarkivet |
| Daglig ansvar: |
Rektor |
| Arkiv: |
Elevarkiv |
| Journalførende enhet: |
Skolen |
| Innhold: |
Elevmapper pr årstall pr elev. Innskriving, korrespondanse, testresultater, oppsummeringer, avtaler, flyttemeldinger, permisjoner/midlertidige utskrivinger, notater, bytte av fremmedspråk, navneendring, evt.tildelinger av ekstraressurser, tester, utredninger, halvårsrapporter, IOP-er m.m.
Journalføring gjøres pr mappe med påføring av dato, tittel, avsender/mottaker pr dokument som tilknyttes arkivmappen. |
| Tilgang for: |
Skolen |
| Ordning: |
Etter årstall og etternavn pr elev |
| Periode: |
Løpende |
| Oppbevaringsmedium: |
Papir
|
| Fysisk plassering: |
I låst arkivskap på sekretærkontor på skolen. |
| Overføring: |
Ved overflytting av elev til en annen skole: Elevmappen blir igjen på skolen, men kopi av mappen kan evt utleveres ved samtykke fra foreldre/foresatte.
Elevmappene blir værende i skolens arkiv i om lag 5 år etter at eleven har sluttet. Før overføring til bortsettingsarkiv skal mappene gjennomgås og ryddes. Stifter/binders fjernes mv, og mappene settes i arkivbokser merket med: "Elevmapper A-Å + årstall". Samlet navneliste legges ved. Dokumenter i elevmappene kan kasseres så sant de ikke strider med bestemmelsene i arkivloven § 9, eller § 4-12, 3 i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Elevmapper avleveres til arkivdepot etter 25 år. |
| Kassasjon |
Nei
|
| Antall år til kassasjon |
|
| Type: |
Original
|
| Kassasjonshjemmel: |
|
| Merknader: |
|
| Produsert i elektronisk system: |
Public 360
|
| Godkjent av: |
|
| Dato: |
14.03.2012 |
Infosikkerhet
|
