OPPDATERINGER I ARKIVPLANEN

Arkivplanen oppdateres jevnlig i forhold til nye lover og regler, og i forhold til endringer i strukturen i organiseringen av Kvitsøy kommune. Arkivplanen skal etterstrebe å være oppdatert i forhold til vedtatte endringer som har direkte og indirekte virkning for arkivet. Det er en arkivmedarbeider i arkivavdelingen som er ansvarlig for å oppdatere og revidere arkivplanen ved behov eller etter politiske vedtak.

Arkivplanen skal som et minimum revideres årlig. I den sammenheng gjøres det uttrekk av arkivplanen, som arkiveres under sak ved navn KVITSØY KOMMUNE ARKIVPLAN XXXX (årstall) i Public 360.

Større endringer i arkivplan som ikke er knyttet til dette skal vedtas administrativt av rådmann som øverste leder for organisasjonen/kommunestyret.

ÅRLIG GJENNOMGANG AV ARKIVPLANEN

Arkivmedarbeider som er ansvarlig for arkivplanen skal en gang i året gå gjennom planen for å sikre at denne er oppdatert og i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

REVISJON 2015

Kvitsøy kommunes arkivplan gjennomgikk noen endringer i 2015 da den ble grundig gjennomgått. Arkivplanen skal revideres dersom administrasjonen finner det nødvendig.

REVISJON 2017

Arkivplanen ble oppdatert tidlig i 2017 etter at Kvitsøy kommune oppgraderte sitt sak- og arkivsystem ESA høsten 2016.

REVISJON 2019

Kvitsøy kommunes arkivplan gjennomgikk en revisjon tidlig 2019 etter at Kvitsøy kommune gikk over til fullelektronisk sak/arkivsystem fra 01.01.2019.

Revideringen omfattet registrering av opplysninger om sak/arkivsystem og arkivering i dette, samt rutiner knyttet til arkivering i sak/arkivsystem.

I 2018 ble det innført nytt europeisk personopplysningsregelverk (GDPR) i tillegg til revidering av den norske personopplysningslova. Kvitsøy kommune arbeider med å registrere alle personopplysninger som behandles i kommunens sak/arkivsystem og andre fagsystemer. Når fullstendig oversikt er opprettet vil informasjon knyttet til registrering av personopplysninger revideres inn i kommunens arkivplan.  Pr. 18.01.2019 er ikke dette utført.

REVISJON 2020

Kvitsøy kommune hadde 30.01.2020 tilsyn fra Arkivverket. Tilsynet hadde hovedfokus på arkivorganisering og elektronisk arkivdanning, blant annet arkivplan, journalføring og fagsystemer. Som del av utbedring i etterkant er det gjort en revidering av arkivplanen.

I juni i 2020 implementerte Kvitsøy kommune nytt sak- og arkivsystem, Public 360.

29.10.2020 ble Kvitsøy skoles arkiv fulldigitalt, med en integrasjon mellom Visma flyt skole og Public 360.

Uttrekk av arkivplan

29.10.2020 ble det foretatt uttrekk av arkivplanen. Uttrekket er arkivert under sak ved navn KVITSØY KOMMUNE ARKIVPLAN 2020 i Public 360.

20.12.2021 ble det foretatt uttrekk av arkivplanen. Uttrekker er arkivert under sak 21/00830 Arkivplan uttrekk per 20.12.2021 i Public360.