Arkivplan.no

Revisjon arkivplan

  Utskriftsvennlig versjon
OPPDATERINGER I ARKIVPLANEN

Arkivplanen oppdateres jevnlig i forhold til nye lover og regler, og i forhold til endringer i strukturen i organiseringen av Kvitsøy kommune. Arkivplanen skal etterstrebe å være oppdatert i forhold til vedtatte endringer som har direkte og indirekte virkning for arkivet. Det er en arkivmedarbeider i arkivavdelingen som er ansvarlig for å oppdatere og revidere arkivplanen ved behov eller etter politiske vedtak.

Større endringer i arkivplan som ikke er knyttet til dette skal vedtas administrativt av rådmann som øverste leder for organisasjonen/kommunestyret.

ÅRLIG GJENNOMGANG AV ARKIVPLANEN

Arkivmedarbeider som er ansvarlig for arkivplanen skal en gang i året gå gjennom planen for å sikre at denne er oppdatert og i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

REVISJON 2015

Kvitsøy kommunes arkivplan gjennomgikk noen endringer i 2015 da den ble grundig gjennomgått. Arkivplanen skal revideres dersom administrasjonen finner det nødvendig.

REVISJON 2017

Arkivplanen ble oppdatert tidlig i 2017 etter at Kvitsøy kommune oppgraderte sitt sak- og arkivsystem ESA høsten 2016.

REVISJON 2019

Kvitsøy kommunes arkivplan gjennomgikk en revisjon tidlig 2019 etter at Kvitsøy kommune gikk over til fullelektronisk sak/arkivsystem fra 01.01.2019.

Revideringen omfattet registrering av opplysninger om sak/arkivsystem og arkivering i dette, samt rutiner knyttet til arkivering i sak/arkivsystem.

I 2018 ble det innført nytt europeisk personopplysningsregelverk (GDPR) i tillegg til revidering av den norske personopplysningslova. Kvitsøy kommune arbeider med å registrere alle personopplysninger som behandles i kommunens sak/arkivsystem og andre fagsystemer. Når fullstendig oversikt er opprettet vil informasjon knyttet til registrering av personopplysninger revideres inn i kommunens arkivplan.  Pr. 18.01.2019 er ikke dette utført.