| I desember 2016 tok Kvitsøy kommune i bruk elektronisk forsendelse i sitt sak- og arkivsystem ESA. Ordningen er videreført i Public 360.
|
| Ekspedering av utgående forsendelse, SvarUT
|
| Hver enkelt saksbehandler ekspederer sine dokumenter med elektronisk forsendelse helt enkelt ved å opprette utgående dokument, legge inn mottaker og eventuelle vedlegg og klikke på knappen "ekspeder".
|
| Mottakere/avsendere
|
| For at forsendelsen skal kunne sendes helt frem til mottakeren(e)s elektroniske postkasse må mottakeren(e)s fødsel- eller organisasjonsnummer være påført. Saksbehandlerne skal derfor hente alle eksterne mottakere og avsendere fra Folkeregisteret og/eller Brønnøysundregisteret i Public 360.
|
| Feilede forsendelser
|
| Dersom det skulle oppstå et problem med den elektronisk forsendelsen når saksbehandleren sender denne fra Public 360 og videre til KS sin SvarUT løsning vil arkivmedarbeider se dette i 360 administrator under overvåking/ekspederingsstatus. Arkivmedarbeider har derfor ansvar for å sjekke feilede forsendelser daglig for å unngå at noen utgående forsendelser står og stanger i systemet. Mislykkede filer kan sjekkes under overvåking i menyen. Dette gjøres ukentlig.
|
| Mottak av inngående forsendelse, SvarInn
|
| Andre organisasjoner og offentlige instanser som benytter SvarUT sender elektroniske forsendelser direkte inn i Kvitsøy kommunes sak- og arkivsystem Public 360. Forsendelsen går via KS sin SvarInn løsning og legger seg i fanen "uregistrerte dokumenter". Det som blir sendt til Kvitsøy kommune som legger seg i altinn må lastes ned av de med tilgangskode. Herfra må hovedarkivar i sentraladministrasjonen overføre hver enkelt forsendelse til riktig sak med riktig saksbehandler. "Uregistrerte dokumenter" skal sjekkes av arkivmedarbeider ved sentralbordet daglig.
|
| Overføring til riktig sak i Public 360
|
| Arkivmedarbeideren ved sentralbordet har ansvar for at alle forsendelser overføres til riktige sak i Public 360. Dette gjelder både forsendelser til postmottak og uregistrerte dokumenter. Arkivmedarbeider må vurdere om forsendelsen skal graderes. Det skal også føres opp riktig behandlingsansvarlig for forsendelsen.
|
