Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Arkivrutiner for elektronisk forsendelse

I desember 2016 tok Kvitsøy kommune i bruk elektronisk forsendelse i sitt sak- og arkivsystem ESA. Ordningen er videreført i Public 360.

Ekspedering av utgående forsendelse, SvarUT

Hver enkelt saksbehandler ekspederer sine dokumenter med elektronisk forsendelse helt enkelt ved å opprette utgående dokument, legge inn mottaker og eventuelle vedlegg og klikke på knappen "ekspeder".

Mottakere/avsendere

For at forsendelsen skal kunne sendes helt frem til mottakeren(e)s elektroniske postkasse må mottakeren(e)s fødsel- eller organisasjonsnummer være påført. Saksbehandlerne skal derfor hente alle eksterne mottakere og avsendere fra Folkeregisteret og/eller Brønnøysundregisteret i Public 360.

Feilede forsendelser

Dersom det skulle oppstå et problem med den elektronisk forsendelsen når saksbehandleren sender denne fra Public 360 og videre til KS sin SvarUT løsning vil arkivmedarbeider se dette i 360 administrator under overvåking/ekspederingsstatus. Arkivmedarbeider har derfor ansvar for å sjekke feilede forsendelser daglig for å unngå at noen utgående forsendelser står og stanger i systemet. Mislykkede filer kan sjekkes under overvåking i menyen. Dette gjøres ukentlig. 

Mottak av inngående forsendelse, SvarInn

Andre organisasjoner og offentlige instanser som benytter SvarUT sender elektroniske forsendelser direkte inn i Kvitsøy kommunes sak- og arkivsystem Public 360. Forsendelsen går via KS sin SvarInn løsning og legger seg i fanen "uregistrerte dokumenter". Det som blir sendt til Kvitsøy kommune som legger seg i altinn må lastes ned av de med tilgangskode. Herfra må hovedarkivar i sentraladministrasjonen overføre hver enkelt forsendelse til riktig sak med riktig saksbehandler. "Uregistrerte dokumenter" skal sjekkes av arkivmedarbeider ved sentralbordet daglig.

Overføring til riktig sak i Public 360

Arkivmedarbeideren ved sentralbordet har ansvar for at alle forsendelser overføres til riktige sak i Public 360. Dette gjelder både forsendelser til postmottak og uregistrerte dokumenter. Arkivmedarbeider må vurdere om forsendelsen skal graderes. Det skal også føres opp riktig behandlingsansvarlig for forsendelsen.

Altinn

Alt som kommer til post@kvitsoy.kommune.no fra Altinn åpnes av arkivmedarbeider ved sentralbordet. Alt som kommer direkte til ansatte og ledere åpnes og arkiveres i sak og arkivsystem direkte.

Laster...