INTERNE REGLER FOR INNSYN

Betjening og oppbevaringsforhold må ta hensyn til ansattes tilgang til materialet, til allmennhetens innsynsrett og samtidig til kravene til personvern og unntak fra offentlighet. I enkelte tilfeller vil det her være kryssende interesser, som det gjelder å håndtere innsyn på mest mulig forsvarlig måte.

Alle virksomheter må ha interne regler for hvem som har tilgang til de ulike dokumenter og hvem som avgjør om opplysninger og dokumenter kan gis ut. Det er ledelsen i en virksomhet, og ikke arkivansvarlige, som skal bestemme tilgangsbegrensning og autorisasjonsbestemmelser, og avgjøre hvem av personalet som har tilgang til de ulike opplysninger og dokumenter. I arkivplanen står det beskrevet hvem som har tilgang til og behandlingsmuligheter i de ulike arkivene i kommunen. Tilgangen bør styres av tjenstlige behov, slik at den enkelte ansatte ikke har tilgang til andre dokumenter enn de som angår saker som vedkommende selv arbeider med. Dette kalles ofte for «need to know» - prinsippet. Hensikten med dette er å forhindre at taushetsbelagte opplysninger faller uvedkommende i hende. Retningslinjer for gradering av saker står som en egen del i denne arkivplanen.

INTERNE REGLER FOR UTLÅN

All bruk av aktivt arkiv skal gå via arkivtjenesten og være i overensstemmelse med kommunens post og ekspedisjonsrutiner.

Arkivtjenesten skal betjene aktivt arkiv og på forespørsel hjelpe saksbehandler med å finne de nødvendige dokumenter. Bare hele saksmapper skal lånes ut fra arkivet. Originaldokumenter skal som hovedregel ikke lånes ut fra arbeidsstedet.

All bruk av eldre avsluttet materiale i kommunens bortsettingsarkiv skal gå via arkivleder i kommunen/virksomheten som må sørge for å registrere utlånet på en forsvarlig måte.

Ettersom at kommunens arkivdepot tjeneste ivaretas av Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) bør en saksbehandlers eller andre ansattes forespørsel om innsyn i avsluttet arkivmateriale i depot gå via arkivleder som en henvendelse til IKA. IKA vil da legge materialet fram på lesesal til avtalt tidspunkt, ta nødvendige kopier og sende/levere disse eller formidle arkivopplysningene på en annen måte (f.eks. via telefon eller som e-post med skannet vedlegg). Den kommunale tjenestemann/-kvinne kan også henvende seg direkte til IKA, men vil da bli behandlet som en ekstern bruker som ber om innsyn i offentlige arkiver.

Registrering/Utlånskort

Ingen saker må fjernes fra aktivt arkiv uten at utlånet registreres i journalen eller markeres ved utlånskort i arkivet. Ved utlån skal også tidspunkt for innlevering avtales med arkivmedarbeider. Utlånskortet skal være utfylt med låntakers navn/initialer, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold. Utlånskortet erstatter saken fysisk i arkivet. Ved retur til arkivet ajourføres journalen og utlånskortet og kortet fjernes fra arkivet. Ved bruk av elektronisk journal skal utlånet registreres i journalpostdetaljene.

Omslag
Utlånte saker skal under saksbehandlingen oppbevares i spesielle omslag som skiller dem tydelig fra øvrige saksomslag. Avsluttede saker må ikke blandes med nye saker.

Saksbehandler
Saksbehandler er ansvarlig for at dokumenter i den enkelte sak holdes samlet og at dokumentene ikke påføres nye notater eller skades. Saksbehandler er ansvarlig for at frister for tilbakelevering overholdes.

Utlånte dokumenter
Arkivtjenesten kontrollerer at utlånte saksmapper leveres tilbake i rett tid og at mappene er i rett stand. En arkivmedarbeider setter mappene tilbake på rett plass i arkivet.

OFFENTLIGHETENS RETT TIL INNSYN

Det er flere lover som styrer offentlighetens tilgang til materialet. Offentlighetslovens krav om innsyn i offentlige saksdokumenter, forvaltningslovens regler om partsinnsyn, personopplysningslovens bestemmelser om innsyn i personopplysninger, de ulike særlovenes innsynsbestemmelser m.m. Samtidig må en ta hensyn til prinsippet om meroffentlighet og ulike avgraderingsregler. Riksarkivaren gir eksempelvis bestemmelser om når avsluttede arkiver generelt kan stilles til disposisjon for allmennheten (normalt 60 år). Disse bestemmelsene om innsynsrettigheter må vurderes opp mot hensynet til personvernet og unntak fra offentlighet som finnes i offentlighetsloven, sikkerhetsloven og i alle særlovene, (barnevernslov, legelov, ligningslov, sosiallov m.m.).

Særlig viktig er det å sikre urettmessig tilegnelse av helseopplysninger jf. § 16 i pasientjournalloven. Det er kun pasienten selv som har innsynsrett i egne helseopplysninger jf. pasientjournalloven § 18.

Alle har tilgang til postliste over behandlede journaler i Kvitsøy kommune gjennom kommunens nettside. Det er journalen som er innfallsporten til forvaltningens dokumenter, og alle har krav på å få se den offentlige utgave av journalen hvor nødvendig anonymisering av opplysninger unntatt offentligheten er foretatt. Den offentlige journalen skal derfor tilfredsstille kravene om offentlighet samtidig som opplysninger unntatt offentlighet skal være skjermet ved nøytrale kjennetegn eller overstrykninger. Det er leder eller saksbehandler som skal varsle arkivansvarlig om unntak fra offentlighet og hvilke opplysninger som skal skjermes i offentlig journal. En sak, eller dokument bør vurderes med henblikk på offentlighet hver gang noen ønsker innsyn.

Generelt skal forholdene legges til rette slik at allmennheten kan bruke arkivmaterialet i tråd med gjeldende lover og retningslinjer. Ingen skal gjøre bruk av offentlige dokumenter uten under tilsyn. Publikum som ønsker å bruke arkivmateriale må underskrive en taushetserklæring samt kvittere for utlånt materiale. Det er viktig at der er gjennomtenkte rutiner for håndtering av forespørsler om innsyn i materiale av særs sensitiv natur, som pasientjournaler, PPT- arkiver, barnevernsaker, sosialsaker osv. Dersom forskere ønsker å bruke klausulert materiale skal forespørsel gå via vedkommende departement.

INTERNE RUTINER FOR OFFENTLIG INNSYN

Dersom noen krever innsyn i en sak, skal en arkivmedarbeider uten ugrunnet opphold vurdere innsyn i saken. Det vil si at arkivmedarbeideren skal, så langt det er forsvarlig, legge fra seg det han/hun arbeider med for å vurdere innsyn og oversende dokumentene så fort som mulig. Dersom det dreier seg om en forespørsel om innsyn i passivt arkivmateriale, altså bortsatt arkiv, skal arkivlederen vurdere innsynsforespørselen.

Man skal til en hver tid vurdere meroffentlighet samtidig som det skal tas hensyn til personopplysninger, åndsverk, forretningssaker eller en eventuell tredjepart i saken. Arkivmedarbeideren skal derfor alltid gjøre seg kjent med lovverket på det området saken gjelder. Dersom det er opplysninger i et dokument som er unntatt offentlighet gjennom gjeldende lovverk skal disse opplysningene skjermes ved overstreking med sort markeringstusj og saken leveres ut til den som ønsker innsyn. Ved forespørsel om eksternt utlån skal originalene kopieres og kopien lånes ut. Dette for å hindre at originalt arkivmateriale går tapt.

En sak eller et dokument som det ønskes innsyn i skal sendes til vedkommende som ønsker innsyn så snart som mulig. Saken eller dokumentene sendes enten i post som brev, svar-ut eller via e-post. Dersom saken eller dokumentet inneholder opplysninger som ikke er unntatt offentlighet etter lov, men inneholder sensitive opplysninger (særlig personopplysninger) skal saken eller dokumentet kun sendes som brev i posten eller via svar-ut. Dette for å hindre at sensitive opplysninger kommer på avveie elektronisk.

Forespørsel om innsyn i en sak kan være både muntlig og skriftlig, men et avslag på forespørsel om innsyn fra kommunen skal være skriftlig. Den som krever innsyn har rett til å være anonym.