Hvilket elektronisk arkivmateriale skal vi langtidsbevare?

I Kvitsøy kommune er det besluttet å gjøre uttrekk av all elektronisk lagret dokumentasjon. Grunnet kommunens størrelse vil det la seg gjøre. Det vil dermed ikke gjøres en vurdering på hva som er bevaringsverdig før uttrekk.

Det skal gjøres prøveuttrekk av Public 360 i slutten av 2021 og ved avslutning eller store oppgraderinger av løsningen.

Følgende elektroniske systemer skal det gjøres uttrekk fra ved avslutning eller store oppgraderinger:

Gerica (skal integreres med arkivkjerne). Vi vil gjøre prøveuttrekk i slutten av 2021. CGM journal

HSPro.

Følgende historiske digitale systemer skal det gjøres uttrekk fra:

ESA - samarbeid mellom leverandør, kommune og IKA for å gjøre NOARK uttrekk. ESA Kontor 2000 - IKA hjelper med å ta ut tabelluttrekk (SIARD). Planlagt 2021.

WinMed - IKA hjelper med å ta ut tabelluttrekk (SIARD). Planlagt 2021.

HsPro - Gjøre uttrekk av materiale fra før vi ble fullelektroniske (før 01.11.2018)

I hvilket arkivdepot skal arkivmaterialet langtidsbevares?

Arkivmaterialet skal langtidsbevares hos IKA Rogaland og deres samarbeidspartere. Se link for utdypende informasjon, samt skjema for utfylling.

I hvilke situasjoner skal vi ta uttrekk?

Ved avslutning og ved store oppgraderinger. I tillegg vurderes øyeblikksbilde av enkelte systemer.

Når skal vi overføre ferdig arkivuttrekk til arkivdepot?

WinMed fullføres i løpet av 2021.

ESA påbegynnes i 2021, med gjennomgang og kvalitetssjekk/godkjenning ved IKA i 2022.

Hvem har ansvar for å koordinere arbeidet?

Arbeidet med å koordinere langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale ligger til Kvitsøy kommune ved avdeling forvaltning og kultur.

Hvem har ansvar for å gjennomføre de ulike delene av prosessen? Kommunen i samarbeid med leverandør tar uttrekk fra ESA og Kontor 2000. Kommunen i samarbeid med IKA tar uttrekk fra WinMed.

IKA kvalitetssjekker og godkjenner uttrekk før langtidsbevaring.

Har vi nødvendig kunnskap og ressurser internt, eller må vi hente inn hjelp utenfra?

Kvitsøy kommune koordinerer, bistand fra IKA for uttrekk fra WinMed og kjøper tjenester fra leverandør for uttrekk av ESA og Kontor 2000.

Må vi skaffe programvare eller annet utstyr?

Lisens for å gjøre uttrekk fra WinMed (5000,-)

Hvem skal vi innhente pristilbud fra?

Har bedt Sikri om tilbud på deres del av jobben med uttrekk og sjekk av data før overføring til IKA. IKA bistår Kvitsøy kommune i bestillingen til Sikri.

Kostnadsberegning

Oppdraget utføres etter fastpris.

• ESA Helsesjekk: 25.000, - NOK pr. base.
• Ved Behov: Script for korrigeringer: NOK 10.000, - pr. base.
• NOARK5 uttrekk: 99.000, - NOK pr. base.

Finansiering

Utgiftene innarbeides i årlig driftsbudsjett