I desember 2016 oppgraderte Kvitsøy kommune sitt sak- og arkivsystem fra ESA 8.0.5 til ESA 8.1.2.3. Fra og med denne oppgraderingen tok kommunen i bruk elektronisk forsendelse. I juni 2020 gikk kommunen over til Public360.

Kvitsøy kommune har en avtale med KS for elektronisk forsendelse som gjør at all post som sendes via SvarUT og SvarInn overholder strenge krav til sikkerhet. Vi har også en egen avtale med Difi om SDP (sikker digital forsendelse) som gjør at forsendelsen sikkert kan sendes til mottakerens DigiPost. I tillegg har kommunen en egen avtale med Tieto for integrasjonstjenester som gjør at vi kan bruke Folkeregisteret og Enhetsregisteret i Public360 for å knytte fødsel- og organisasjonsnummer til mottakerne.

Utgående forsendelse sendes via KS SvarUT til Digipost. Har ikke mottaker opprettet DigiPost blir forsendelsen sendt til mottakerens Altinn. Dersom fødsel- eller organisasjonsnummer ikke er påført forsendelsen, blir den umiddelbart sendt til utskrift og postlegging. Det samme skjer dersom mottakeren har reservert seg eller ikke har åpnet posten elektronisk innen 2 virkedager (ikke lørdag, søndag). Da sendes forsendelsen som papirpost til mottakers folkeregistrerte adresse.

Dersom den elektroniske forsendelsen feiler vil saksbehandler få en oversikt over dette i Public360 i administrator, under overvåking. 

Inngående forsendelse sendes via KS SvarInn og direkte til vårt arkivsystem. Forsendelsene legger seg i uregistrerte dokumenter. Herfra må forsendelsene fordeles til riktige saker i Public360 med riktig saksbehandler påført. Dette gjøres av arkivmedarbeider ved sentralbordet.