Disse dokumentasjonskrav gjelder for kommunens fullelektroniske systemer
1. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem
Elektroniske dokumenter skal bevares som pålitelig, autentisk, uforandret og tilgjengelig dokumentasjon av organets virksomhet. Elektronisk arkivmateriale er utsatt for andre risikomomenter enn papirarkiver, og derfor stilles det større krav til dokumentasjon av hvordan det har blitt dannet. Organet skal ha en instruks som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter for hvordan arkivdokumentene blir opprettet, mottatt, utvekslet, vedlikeholdt og brukt i arkivsystemet.
Brukerrettigheter
Ansvar for tildeling og oppdatering av brukerrettigheter ligger hos arkivleder, men ansvaret kan delegeres arkivmedarbeider. Endringer i brukerrettigheter utløses av endring i stilling, nyansettelse eller når ansatte slutter. Endringer i behov for rettigheter meldes av personalansvarlig til post@kvitsoy.kommune.no.
Roller
Administrator – rettigheter til å gjøre endringer i løsning.
Arkivar – innsyn i alle saker og dokumenter, rettigheter til å opprette saker, samt endre status på dokumenter og saker i større grad enn saksbehandler.
Brukeradministrator - Rett til å autorisere saksbehandlere i systemet med hensyn til registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper.
Saksbehandler – innsyn i saker tillagt tilgangsgrupper saksbehandler er lagt til, rettigheter til å opprette dokumenter, filer, vedlegg og utvalgsbehandling.
Utvalgssekretær – opprette utvalg og legge til utvalgsmedlemmer.
Leder – innsyn i sin avdeling/tilgangsgruppes personalmapper.
I Public 360 er tilganger styrt av følgende tilgangsgrupper:
Alle utvalgssekretærer
Barnehage
Barnehagemapper BHG
Elevmapper SKOLE
Økonomi og administrasjon
Helse og omsorg
Kultur
Ordfører
Personal BHG
Personal ØKAD
Personal HOO
Personal Kultur
Personal ORGSAMF
Personal Rådmann
Personal SKOLE
Organisasjon og samfunn
Politiker
Psykisk helsemapper
Public
Rådmann
Skole
Sosialmapper
Signering og digital signatur
Dokumenter som signeres, scannes og arkiveres er følgende:
Avtaledokumenter
Skjøter
Grunnboks dokumenter
Vigselsdokumenter
Valglister og valgprotokoller
Signerte originale tilsettingsbrev
Senioravtaler
Husleiekontrakter
Kvitsøy kommune bruker ikke digital signatur.
Kvalitetssikring
Avdelingsarkivar har ansvar for kvalitetssikring av registreringene i arkivsystemet, deriblant hva som skal kontrolleres og når det skal skje, at dokumenter er registrert på rett sak, offentlighetsvurdering, tilgangskoder og avskrivning.
Registrering, journalføring og arkivering.
Registrering av dokumenter, og opprettelse av nye saker i Public 360 blir hovedsakelig gjort av arkivar. Denne påfører gjeldende arkivkoder og saksbehandler. Journalpost fordeles til rett saksbehandler/kopimottaker og brukergruppe.
Når sak er opprettet av arkivar har saksbehandler selv mulighet for å legge inn dokumenter til arkivering i Public 360 (Se egne rutiner for Public 360. Drag & Drop).
Saksbehandler er ansvarlig for å registrere og arkivere all dokumentasjon mottatt direkte og sendt utenfor arkivsystem. Om saksbehandler er usikker på om dokumentasjon er arkivpliktig skal arkiv kontaktes for veiledning.
Rutiner
Fordeling av dokumenter – arkivar fordeler dokumenter til saksbehandler.
Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger – saksbehandler kan selv rette registrerte journal- og arkivopplysninger
Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter – saksbehandler avskriver egne dokumenter, arkivar kvalitetssjekker ved journalføring/arkivering.
Vurdering og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette – arkivar har ansvar for registrering av unntak for offentlighet på saksnivå. Saksbehandler på dokumentnivå. Arkivar skal rådføres ved tvil.
Prosedyrer ved driftsstans
Ved kortere nedetid (1-2 dager) utsettes registrering av inn- og utgående post. Ved lengre nedetid føres journalen for hånd.
2. Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter
Sikker oppbevaring av elektronisk dokumentasjon er avgjørende for tilliten til at dokumentasjonen forblir uendret og anvendelig. Den skal kunne hentes frem igjen med samme bevisverdi lenge etter at den ble dannet, selv om teknologien og arkivsystemene har endret seg. Derfor er det nødvendig å dokumentere hvordan elektroniske arkivdokumenter blir oppbevart, vedlikeholdt og sikret.
Lagringsmedier og arkivformat
Lagringsmediet er nettsky. Gerica er integrert med Documaster arkivkjerne. Visma Flyt Skole er integrert med Public 360 sak – og arkivsystem.
Arkivdokumentene lagres I følgende formater:
TIF
PDF-A
TXT
JPG
XML
Elektronisk arkivering og arkivering på papir
Fra 01.01. 2019 er alt blitt lagret i fullelektronisk arkiv.
Dokumenter som i tillegg lagres i papir:
Egenerklæring om konsesjonsfrihet i kommuner med nedsatt konsesjonsgrense LDIR-365B
Konsesjonsforhold som er registrert i matrikkelen 1144 Kvitsøy
Avtaledokumenter
Skjøter
Grunnboks dokumenter
Vigselsdokumenter
Valglister og valgprotokoller
Signerte originale tilsettingsbrev
Senioravtaler
Husleiekontrakter
Konvertering og papirkassasjon
Konvertering fra produksjonsformat til arkivformat skjer ved ekspedering, journalføring eller arkivering.
Arkivar har ansvar for å kvalitetssjekke at alle arkiverte dokumenter konverteres, og kjører rapporter for dette.
Papirdokumenter som er skannet, og som ikke skal arkiveres som papir, makuleres av den som registrerer.
Periodisering og vedlikehold
Sak – og arkivsystem periodiseres etter kommunestyreperiode
Helse, skoleelever og barnehagebarn følger person, men det gjøres uttrekk og sendes IKA ved bytte av system eller ved store oppgraderinger.
Beskyttelse og informasjonssikkerhet
Beskyttelse av dokumenter gjøres gjennom autentisering ved pålogging og gjennom tilgangsgrupper styrt av administrator i det elektroniske systemet
3. Destruksjon av papirversjon etter skanning
Avdelingsarkivar har ansvar for å destruere papirkopi etter skanning og registrering, og etter at det er gjort kontroll av dokumentet for å se at det er lesbart og at alle sider er kommet med.
