Arkivorgan - vedtak

I Forskrift om offentlege arkiv § 1 står det at offentlige organ etter arkivlova § 2 plikter å holde arkiv. 

Kvitsøy kommune har fastsatt at kommunen skal sees på som ett organ etter arkivlovens bestemmelser.

Postmottak

Kvitsøy kommune har så godt som felles postmottak, da alt av post som sendes kommunen pr. brev/e-post gjennomgås, registreres og distribueres fra postmottak ved sentralbordet på kommunehuset til kommunens ansatte og øvrige avdelinger. Post som sendes direkte til kommunens øvrige avdelinger gjennomgås på den enkelte avdeling. Alt av arkivverdig post for det sentrale saksarkivet, personalarkivet, gårds- og bruksarkivet og planarkivet oversendes postmottak på kommunehuset for registrering. Annen post registreres og arkiveres i den enkelte avdeling. Dette dreier seg hovedsakelig om inn/utgående post til pasientjournaler/elevmapper mv.

Papirbasert og elektronisk arkiv

Kommunen innførte i januar 2008 sak/arkivsystemet ESAK (Noark 4-system), og i 2020 byttet kommunen til sak og arkivsystemet Public 360. Public 360 brukes for kommunens saksarkiv, planarkiv, gårds- og bruksarkiv, samt personalarkiv. Alle saker registrert etter denne tid er elektronisk registrert, men kommunen har fortsatt papirbasert arkiv i tillegg.

Av øvrige objektarkiv i kommunen finnes elevarkiv på skolen, arkiv over barnemapper i barnehagen, samt adskilte klient/pasientarkiv for pleie- og omsorgsavdeling, legekontor, helsestasjonen og psykisk helse. Alle objektarkiv er papirbaserte, men flere registreres i tillegg i ulike fag/arkivsystem. Skole og barnehage tok Public 360 i bruk fra juni 2020. Alle kommunens arkivdeler og arkivserier er nærmere beskrevet i egne punkt i arkivplanen. Det samme gjelder kommunens elektroniske arkiv og fagsystemer.