| Arkivserie: |
Postjournal |
| Daglig ansvar: |
Delegert ansvar til administrasjons- og kulturkonsulent |
| Arkiv: |
Sentralarkiv |
| Journalførende enhet: |
Arkivtjenesten |
| Innhold: |
En oversikt i Public 360 over alle inn og utgående journaler i saksarkiv, personalarkiv, gårds/bruksarkiv og planarkiv.
Journalpostene i postjournalen var organisert kronologisk pr år frem til 2008. Fra 2008 til og med 2011 er postjournal kun tilgjengelig elektronisk i ESAK. Fra og med januar 2012 er rapporter lagret elektronisk i egen sak pr år. Postjournal for årene 2014-2016 er tatt ut som utskrift og sortert i egne permer som står ved sentralarkivet på kommunehuset. |
| Tilgang for: |
Alle grupper |
| Ordning: |
Kronologisk |
| Periode: |
Følger kommuneperioden |
| Oppbevaringsmedium: |
Elektronisk
|
| Fysisk plassering: |
I Public 360 og Kvitsøy kommunes nettside. Fra og med desember 2016 da kommunens sak- og arkivsystem ble oppgradert til juni 2020 ble alle postjournaler laget i ESA webklient.
Frem til 01.01.2019 er alle postjournaler tatt ut i papirformat og arkivert i permer. Alle permer med postjournaler frem til og med 2018 er satt ned i bortsettingsarkivet på kommunehuset.
Fra 01.01.2019 er sak/arkivsystem fullelektronisk og postjournal for 2019 blir arkivert elektronisk i egen sak "postjournal 2019". |
| Overføring: |
Postjournalene gjennomgås og offentliggjøres som en postliste på kommunens nettside. Postlister frem til og med 2018 avleveres til depot til IKA Rogaland.
Postjournaler fra 01.01.2019 tas med i elektronisk uttrekk og avleveres til depot til IKA Rogaland hvert 4. år. |
| Kassasjon |
Nei
|
| Antall år til kassasjon |
|
| Type: |
Original
|
| Kassasjonshjemmel: |
|
| Merknader: |
Deler av postjournalen gjøres tilgjengelig på kommunens nettside i en postliste. Det er ikke fulltekstpublisering, kun journalpostinformasjon. Det gjelder inngående og utgående journalposter knyttet til kommunens saksarkiv, personalmapper, plansaker og til kommunens gårds- og bruksarkiv som er offentlige. |
| Produsert i elektronisk system: |
EDB Sak og Arkiv (ESA)
Public 360
|
| Godkjent av: |
|
| Dato: |
08.06.2011 |
