| Arkivserie: |
Personalarkiv |
| Daglig ansvar: |
Arkivtjenesten |
| Arkiv: |
Personalarkiv |
| Journalførende enhet: |
Arkivtjenesten |
| Innhold: |
Personalmapper for alle ansatte klassert etter fødselsdato. Tilsettingsbrev, stillingsendring, permisjonssøknader, dokumentasjon sykefraværsoppfølging, korrespondanse mv. |
| Tilgang for: |
Tilgangsstyring blir gitt etter hvilken avdeling vedkommende er tilknyttet. Personalmappene er untatt fra offentligheten jf. offentleglova § 13. |
| Ordning: |
Fødselsdato |
| Periode: |
Løpende |
| Oppbevaringsmedium: |
Elektronisk
|
| Fysisk plassering: |
Elektronisk i sak/arkivsystem. Fra 01.01.2019 oppbevares alle originale (signerte) tilsettingsbrev i egen perm i arkivrom i 1. etasje på Kommunehuset. Fysiske personalmapper fra før 01.01.2019 oppbevares i låst arkivskap på arkivrom i 1. etasje på kommunehuset. |
| Overføring: |
Elektroniske personalmapper avsluttes i sak/arkivsystem når ansatt slutter/går av med pensjon.
Ved periodisering gjennomgås de fysiske personalmappene fra før 01.01.2019. Mapper til tilsette som har sluttet tas ut av personalarkivet ved og settes i arkivbokser som merkes med: "Sluttet personale A-Å + årstall", og settes i bortsettingsarkiv. Overføres til arkivdepot når det er omlag 25-30 år gammelt, jfr. arkivforskriften § 5-2. |
| Kassasjon |
Nei
|
| Antall år til kassasjon |
|
| Type: |
Original
|
| Kassasjonshjemmel: |
|
| Merknader: |
Frem til og med 2007 var personalarkivet kun papirbasert arkiv. Fom 2008 er personalarkivet arkivert som papirbasert og elektronisk arkiv. Fra 01.01.2019 er alle personalmapper fullelektroniske i sak/arkivsystem. Alle originale (signerte) tilsettingsbrev oppbevares i egen perm. |
| Produsert i elektronisk system: |
EDB Sak og Arkiv (ESA)
Public 360
|
| Godkjent av: |
|
| Dato: |
14.03.2012 |
