PROVENIENSPRINSIPPET

Når man skal pakke ned et arkiv som skal settes bort eller avleveres til IKA for deponering, skal man følge proveniensprinsippet. Det vil si at papirarkivets ordinære struktur skal bevares så langt det går. Dette kalles indre proveniens. Å bevare arkivets ytre proveniens vil si at man ikke blander sammen ulike arkivskapende enheter. Dersom man kommer over gammelt arkiv kan det være at man ikke har mulighet til å bevare verken indre eller ytre proveniens. Da vil det være fornuftig å ordne arkivmaterialet etter en logisk ordning, for eksempel etter tema som avgifter, landbruk, kart og oppmåling, renovering osv.

INNBINDING

Alle møtebøker, kopibøker, journaler og register som er i løsform skal bindes inn. Dette arkivmaterialet skal bindes inn i arkivgodkjente innbindingsbøker. Alle innbundne bøker skal påføres en etikett. Det innbundne arkivmaterialet kan pakkes i godkjente arkivbokser dersom det er ønskelig. Da skal bokryggen legges ned.

GODKJENTE ARKIVBOKSER

Alt materiale som ikke skal bindes inn, skal pakkes i godkjente arkivbokser. Disse er det arkivavdelingen i sentraladministrasjonen som bestiller inn. De godkjente arkivboksene oppfyller tekniske krav for å kunne bevare arkivmaterialet på en forsvarlig måte. Arkivboksen skal brettes på en bestemt måte for å være solid og kunne tåle trykkmotstand ved stabling. En arkivmedarbeider vil vise hvordan arkivboksen skal brettes.

ORDNING AV ARKIVET I ARKIVBOKSENE

Så langt det går skal ordningen av arkivmaterialet, som tidligere nevnt, følge proveniensprinsippet.

Saksmappene skal legges i godkjente arkivbokser. Saksmappen skal være påført arkivkode, sakstittel, saksnummer og eventuell gradering. For eksempel: 11/25 Faste stillinger 411 Gradert §25, eller 11/47 Midlertidige stillinger 412 Gradert §25.

Når en arkivboks er fylt opp med saksmapper skal den lukkes og påføres etikett. Dersom det er få saksmapper på 411 Faste stillinger og disse ikke fyller opp en arkivboks, kan man arkivere flere arkivserier sammen. For eksempel 411 Faste stillinger , 412 Midlertidige stillinger og 413 Innleid arbeidskraft i en og samme arkivboks. Arkivboksene skal ikke fylles opp slik at det blir vanskelig å få ut saksmappene og arkivmaterialet kan ta skade. Da skal man føre samme arkivserien, for eksempel 411 Faste stillinger over flere arkivbokser.

ARKIVBOKSER

Hver arkivboks påføres de samme opplysningene som står i avleveringslisten:

• Navn på arkivskaper og arkiv
• Arkivstykke
• Periode
• Arkivkode

Altså kan en arkivboks inneholde saksmapper om faste stillinger. Da bli etiketten slik:

Kvitsøy kommune, kommunehuset, saksarkiv

2012-2015

411-411

Boksene skal føres på med gråblyant.

BORTSETTINGSLISTE

Alt arkiv som leveres til deponering til IKA Rogaland skal føres på en bortsettingsliste. Arkivavdelingen i kommunen skal ha denne, og en kopi skal følge med arkivet som overføres til IKA. Bortsettingslisten skal sendes til godkjenning hos IKA før arkivmaterialet føres over.

Bortsettingslisten skal inneholde opplysning om arkivenheten, arkivserie, arkivstykke, mapper, innhold, tidsrom (dd.mm.åååå), arkivkode og eventuelt merknad og gradering.

For eksempel kan det stå:

Kvitsøy kommune, Serie D , 41 Ansettelser engasjementer, 08/13 08/36 09/4 09/16 10/47, Faste stillinger i kommunen, 2007-2011, 411 Faste stillinger, Gradering § 25

Seriene som opplyses på bortsettingslisten skal følge kodene i allment arkivskjema:

• A – Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.
• B – Kopibøker
• C – Journaler og andre overgripende registre
• D – Saks- og korrespondansearkiv etter organets hovedsystem
• E – Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelle andre, sideordnede system
• F–O – Spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde
• P – Personalforvaltning
• Q – Eiendomsforvaltning
• R – Regnskap
• S – Statistikk
• T – Kart og tegninger
• U – Foto, film og lydopptak
• V – EDB og mikrofilm
• W – Gjenstander
• X – Egenproduserte trykksaker
• Y – Andre utskilte arkivdeler, diverse
• Z – Referansemateriell