OPPRETTE NYTT SAKSDOKUMENT / LEGGE INN FILER

Når saksbehandler mottar et dokument/lager et dokument som er arkivverdig skal saksbehandleren søke i Public 360 for å se om det allerede er en sak som er opprettet angående dokumentets innhold, eller om det er behov for å opprette en ny sak.

• Saksbehandler kan importere eller opprette nye filer i Public 360°. Når en fil lagres i Public 360°, knyttes den alltid til et dokument. Dokumentet kan inneholde flere filer. Hvis du vil opprette et saksdokument (saksarkiv) må dokumentet i tillegg knyttes til en sak.
• Filen skal påføres dokumenttittel, mottaker/avsender og eventuelt skjermes dersom dokumentets opplysninger er unntatt fra offentligheten. 
• Når filen er opprettet kan saksbehandleren føre på eventuell gradering med graderingskode.
• Filen som skal inn i saksdokumentet kan legges inn ved å bruke Public 360° funksjonaliteten i Outlook.
• Dersom filene som skal inn i saksdokumentet ligger på "F-en" (fellesområdet på PCen) kan saksbehandler legge inn hovedfil og vedlegg ved å bruke funksjonen "velg eller dra filer hit".

• Skal saksbehandleren kontakte arkivavdelingen hvor det opplyses om sakens tittel, innhold (for å kunne finne riktig arkivkode) og eventuelt gradering.
• Arkivmedarbeideren oppretter ny arkivsak ved å trykke på "sak" etter å ha gått inn på "Meny". I vinduet som dukker opp fyller arkivmedarbeideren inn sakstittel, saksansvarlig, arkivkode,  og eventuell skjerming av opplysninger. Ved oppretting av andre sakstyper velges det personal, elev, barn, byggesak, deling, oppmåling, plansak eller vedtaksoppfølging under meny.
• Saken er nå opprettet og det blir automatisk påført eget saksnummer. Saksdokumenter kan nå opprettes i saken og filer legges inn.

LEGGE INN VEDLEGG I EN JOURNALPOST

Dersom saksbehandler ønsker å legge inn vedlegg knyttet til hovedfilen i saksdokumentet kan disse legges inn i saksdokumentet samtidig med hoveddokumentet som forklart ovenfor. Det forutsetter at dokumentene som skal legges ved som vedlegg ligger som egne filer i en mail eller ligger på "F-en".