BARNEJOURNAL

Det opprettes en barnejournal på helsestasjonen pr. innbygger i kommunen. Disse arkiveres i et elektronisk system (HsPro) for alle utgående og interne dokument og i en papirjournal for alle vedlegg og inngående dokument. De elektroniske journalene kalles helsekort.

HELSEKORT

Helsekort på helsestasjonen opprettes på hver pasient ved første behandling. Helsekortene skal påføres navn og fødselsnummer og klasseres kronologisk på fødselsår. De befinner seg i et eget arkivsystem på nett og i låst  arkivskap på skolen. Det er helsesykepleier, kommunelegen og to helsefagarbeidere i Randaberg kommune som har tilgang i de elektroniske helsekortene. Tilgangen til helsekortene sikres ved personlig innlogging i HsPro systemet. Det er helsesykepleier som er journalansvarlig og som holder orden i arkivet.

Helsekort er et register med helseopplysninger fra barnet er født fram til man fyller 18 år. Det inneholder alle opplysninger og registreringer knyttet til barnet, som mål, vekt, utvikling, allergier, vaksiner m.m. Grunnet at den helserettslige myndighetsalder er 16 år avsluttes mappene når barnet går ut av 10. klasse, og opprettes på nytt ved den enkelte videregående hvis barnet kontakter skolehelsetjenesten der. 

Opplysninger og informasjon fra barnets legetimer på legekontoret skal også arkiveres i helsekortet av kommunelegen.

Dersom barnet flytter fra kommunen må barnemappen gjennomgås, og avsluttes. Det er helsesykepleiers ansvar å påse at alle dokumentene er inkludert i barnemappen før den avsluttes. Etter at alle brev er besvart, alle dokumenter er inkludert, og kassasjon gjennomført setter helsesykepleier barnemappe som "Avsluttet". Mappen overføres til den nye kommunen etter samtykke fra foreldrene/foresatte. 

BORTSETTING

Pasientmappene skal settes til borsetting i egne godkjente arkivbokser etter pasientbehandlingens opphør. Før mappene settes bort skal disse gjennomgås for å fjerne unødvendige dokumenter og arkivuverdig materiale. Se egne instrukser for bortsetting i arkivplanen. Etter 10 år etter endt behandling kan pasientmappen avleveres til kommunehuset for bortsetting i bortsettingsarkivet. Pasientmappene i arkivboksene skal sorteres alfabetisk på etternavn. Det skal følge med en avleveringsliste, dvs. et dokument som lister opp alle arkivstykkene/arkivboksene som skolen avleverer.

Arkivtjenesten (sentraladministrasjonen) tar imot ordnet og listeført klientarkiv og oppbevarer dette fram til det overføres videre til arkivdepot (hos Interkommunalt Arkiv i Rogaland) etter 25-30 år jfr. arkivforskrifta §5-2. Se egne instrukser for avlevering til arkivdepot i arkivplanen.

HsPro

Visma Omsorg HsPro er Visma Unique sin løsning for den kommunale helsestasjonsvirksomhet. Løsningen inneholder funksjonalitet knyttet til journalføring, rapportering og er skreddersydd for helsestasjonens arbeid. Løsningen består av to hovedmoduler; klientmodul og systemadministrasjon. Systemadministrasjon er kun tilgjengelig for systemansvarlig som bruker denne modulen til å bygge opp lokale kodeverk og tilpasninger, samt autorisasjoner og tekstmaler. Systemansvarlig for HsPro for Kvitsøy og Randaberg kommune er Anne Liv Bjordal. 

I klientmodulen ligger de forskjellige deljournalene, og er todelt - Elektronisk pasient journal (EPJ) og saksbehandling i hht forvaltningsloven. Her dokumenteres alle tjenester som ytes overfor de som er brukere av helsestasjonen. 

RUTINER FOR POST

Helsestasjonen scanner all arkivpliktig post som kommer til helsestasjonen og legger dette inn i tilhørende journal. Arkivpliktige eposter blir også arkivert i HsPro.

Knytte dokumentet inn i journalen, gjøres av merkantile eller helsepersonell med tilganger til journalene.
Rutiner for postmottak og arkivering i HsPro:

1. Dokumentet (epikrise, journal, møteinnkalling etc) stemples med helsestasjonens datostempel – mottatt dato.

2. Dokumentet scannes inn på kopimaskinen av merkantil.

   Det fylles da ut navn, fødsdato og dagens dato (slik ser man raskt at det er rett dokument når man skal legge det inn i journalen – alle dokumentene vil være merket slik i mappen).

3. Merkantil går inn i journalen dokumentet skal legges inn i.
4. Velger ny kontakt – kontakttype Brev inn
5. I feltet kommentar – skrive overskrift på brevet
6. På adressat – hente avsender fra egen instansliste eller skriver rett inn i feltene
7. Arkiv – det hakes av for at dokumentet arkiveres (dersom det er et arkivverdig dokument-se liste oversikt)
8. Dokumentet hentes inn i kontakten ved å gå til fanen Vedlegg, trykk videre legg til – og dokumentet hentes fra den katalogen det ble scannet inn i. Dokumentet blir liggende som vedlegg, og kan leses ved å trykke på linken.
9. Dokumentet blir liggende i kontaktliste med binders, og man finner det også under valget korrespondanse-vedlegg.
10. Gå deretter inn i mappen scanning, på sikker sone-windows explorer-helsestasjon N:, Scanning: Slette så det dokumentet som nå er lagt inn i journal.
11. Send deretter intern melding til aktuell helsesøster/ansatt om å gå inn å lese nytt brev registrert inn - dato, på hvilket barn og fødselsdato.
12. Nb! Helsesøster har ansvar for å signere kontakten når scanningen er utført.

All journalpost er unntatt offentlighet. 

 Scanning av dokument

Eksempel på post inn til helsestasjon og hvor det skal arkiveres

Eksempel på post ut fra helsestasjon og hvor det skal arkiveres.

*EPJ - elektronisk pasientjournal.

Makulering av papirversjon etter scanning.

Etter at sekretær på Randaberg har scannet inn dokumentene og lagt de i HsPro settes dokumentet for Kvitsøy inn i en perm for oppbevaring i ett år før makulering. Etter ett år makuleres dokumentene. 

Digital signatur

Det brukes en del brevmaler i HsPro, som flettes inne i brukerens journal. Dette kan sendes via KSsvarut. De har digital dignatur. 

Usignerte kontakter

Listen over usignerte kontakter er et arbeidsverktøy som alle på helsestasjonen skal bruke og som skal sjekkes jevnlig. I listen vises alle registreringer i HsPro som ikke er ferdigstilt/signert. Signering av kontakter er det som utløser arkivdanning mot arkivkjernen. Listen over usignerte kontakter er også tilgjengelig for andre, feks leder, for å følge opp av dokumenter ferdigstilles. Denne funksjonen kan også benyttes ved sykdom, når noen slutter osv. 

Utsendelser

Helsestasjonen bruker digital postkasse. Brev sendes til mottaker via KS svar ut, og til den digitale postkasseleverandøren mottakeren har. Åpnes ikke brevet innen 2 dager blir brevet automatisk sendt til printing, og sendes til mottakerens adresse. 

Overføring fra HsPro til Visma Samhandling Arkiv

Det er satt opp overføring av arkivverdig material fra HsPro til VSA daglig klokken 13:12. Det er helsesykepleiers ansvar å huke av dokumentene som skal sendes til arkiv automatisk. Filene som overføres er PDF-format, som er godkjent arkivformat. 

System ute av drift

Hvis systemet er ute av drift loggføres all informasjon på papir/Pc, og registrerer så snart systemet er tilbake i normal drift. Notater makuleres etter registrering i systemet.  

Avslutte saker

Ved avslutting av journal i HsPro må det sjekkes om alle kontakter er signert. Dette skjer når et barn har gått ut av ungdomsskolen. Dette er fordi den helserettslige myndighetsalderen er 16 år. Etter at barnet fyller 16 år blir det opprettet ny journal dersom ungdommen oppsøker skolehelsetjenesten på videregående. Når barnet er 0-16 år følger journalen barnet dersom det er flytting og overgang helsestasjon/skole. Det nye arkivet oppbevares da på hver enkelt videregående skole. 

Det er helsesykepleiers ansvar å påse at alle dokumentene er inkludert i barnemappen før den avsluttes. Etter at alle brev er besvart, alle dokumenter er inkludert, og kassasjon gjennomført setter helsesykepleier barnemappe som "Avsluttet". 

Avsluttet papirarkiv

Avsluttet papirarkiv for Kvitsøy helsestasjon settes bort til Kvitsøy kommunes bortsettingsarkiv som befinner seg på kommunehuset. Etter 25-30 år i bortsettingsarkiv settes det avsluttede arkivet til arkivdepo (IKA Rogaland).

Uttrekk

HsPro er integrert med Visma arkivkjerne. Dette gjør det mulig med både Siard- og Noark-uttrekk. Det tas normalt ikke uttrekk av systemet før det avsluttes eller ved en større omorganisering. Dette gjennomføres av dokumentsenteret på Randaberg i samarbeid med helsestasjonen og IT.