PASIENTARKIVET

Pasientarkivet befinner seg på legekontoret og består av pasientmapper på hver enkelt pasient. Mappen opprettes ved pasientens første behandling. Pasientmappene ordnes etter fødselsdato på pasienten. Mappen skal påføres navn og fødselsnummer.

ARKIVRUTINER LEGEKONTORET

Legen og legesekretæren har tilgang til alle pasientmapper på legekontoret. Legesekretæren er journalansvarlig og den som legger inn dokumenter i pasientmappene og sørger for at nødvendig informasjon befinner seg i mappen jf. forskrift om pasientjournaler § 8. Alle dokumenter i pasientjournalen skal dateres og signeres.

ELEKTRONISK ARKIVERING

I tillegg til pasientmapper blir enkelte pasientopplysninger også lagret i det elektroniske systemet CGM Journal. Epikriser sendes til og lagres i CGM Journal. Både lege og legesekretær har tilgang til de elektroniske pasientopplysningene, men legen kan ved forespørsel fra pasienten sperre et notat for innsyn. Det er kun legen som har innsyn i en sperret pasientopplysning.

UTLEVERING AV OPPLYSNINGER OG INNSYN

Ved skifte av fastlege kan pasienten kreve at pasientjournalen overføres til den nye fastlegen. Tilsvarende gjelder ved skifte av annet helsepersonell.

Med mindre pasienten motsetter seg det, skal helsepersonell som skal yte eller yter helsehjelp til pasient etter denne lov, gis nødvendige og relevante helseopplysninger i den grad dette er nødvendig for å kunne gi helsehjelp til pasienten på forsvarlig måte. Det skal fremgå av journalen at annet helsepersonell er gitt helseopplysninger.

BORTSETTING

Journalene skal oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Hvis ikke journalopplysningene deretter skal bevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes, jf. personopplysningsloven § 28. Avlevering eller deponering bør ikke skje før det er gått minst 10 år etter siste innføring i journalen.

Etter 10 år leveres pasientmappene til kommunehuset for bevaring i bortsettingsarkivet. Før mappene avleveres skal journalansvarlig gjennomgå mappene for å fjerne binderser, stifter, kopier, plastmapper og post-it lapper. For å skille de ulike journalpostene i pasientmappen brukes et A4 ark til å brettes rundt papirene i journalposten. Pasientjournalene arkiveres i egne godkjente arkivbokser sortert alfabetisk på etternavn. Det skal følge med en avleveringsliste, dvs. et dokument som lister opp alle arkivstykkene/arkivboksene som avleveres fra legekontoret.

Avlevering av pasientmapper til kommunehuset forgår også ved en pasients bortgang og hvor pasientmappen ikke lenger er aktiv. Pasientmappen kan avleveres til bortsetting så snart journalansvarlig har gjennomgått denne.

Arkivtjenesten (sentraladministrasjonen) tar imot ordnet og listeført pasientarkiv og oppbevarer dette fram til det overføres videre til arkivdepot (hos Interkommunalt Arkiv i Rogaland) etter 25-30 år jfr. arkivforskrifta §5-2. Se egne instrukser for avlevering til arkivdepot i arkivplanen.