Kvitsøy skole skal ha saksarkivet sitt samt elevmapper og personalmapper i kommunens dokumenthåndteringssystem Public 360°. Public 360° er godkjent som fullelektronisk arkiv, og papirer produsert i eller kommet inn til skolen skal registreres i Public 360° og deretter makuleres. Kvitsøy skole bruker fagsystemet Visma Flyt Skole til daglig administrasjon og kommunikasjon med hjem. Visma Flyt Skole er integrert med Public 360 for arkivering.

Kvitsøy kommune jobber med å få på plass Visma Flyt sikker sak for behandling av sensitive personopplysninger i skolen. Dette er planlagt at kommer på plass i starten av 2021. Dette vil gjøre det mulig for skolen å bli fullelektroniske. 

OPPRETTELSE AV ELEVSAK I PUBLIC 360

Det skal opprettes en elevsak på hver elev ved skolestart i første klasse eller når de begynner ved skolen, for oppbevaring av elevrelatert dokumentasjon. Elevsak skal påføres navn og personnummer. I arkivet klasseres elevsak på personnummer. Det er skolesekretæren som er journalansvarlig og holder orden i elevarkivet.

Dersom det i elevens sak i barnehagearkiv er dokumenter som inneholder viktig informasjon, som f. eks. PPT- vurderinger, bør disse kopieres og følge med videre til elevsak på skolen. Dette skal overføres i overføringsmøtene barnehagen har med skolen. Foresatte må samtykke på at opplysningene videreføres til skolen.

KARAKTERUTSKRIFTER OG VITNEMÅL

Karakterer fra tentamener og eksamener til elevene i ungdomstrinnene blir arkivert i et eget arkiv i Visma Flyt Skole og i elevens sak i Public 360. Hver elevs vitnemål arkiveres på samme måte, med en mappe pr. årskull. 

OVERFØRING AV ELEVSAK

Elevsak skal i utgangspunktet arkiveres ved den skolen elevsak ble opprettet på. Dersom eleven blir flyttet over til en skole i en annen kommune er det kun kopi av elevsak som kan sendes til den nye skolen. Ved overføring av kopi av elevsak skal foreldre/foresatte gi sitt samtykke.

Mottas original elevmappe i papirformat på tilflyttet elev fra skole i en annen kommune scannes disse og arkiveres i Public 360 før mappen returneres.

BORTSETTING

Elevmapper i papir:

Mappene til elever som har sluttet, gått ut av skolen eller er gått bort skal ikke kasseres, men settes til bortsetting. Den journalansvarlige skal gjennomgå mappene i henhold til rutinene for bortsetting i denne arkivplanen og sette elevmappene inn i arkivbokser. Etter 5 år overføres elevmappene til kommunehuset for bortsetting i bortsettingsarkivet. Det skal følge med en avleveringsliste, dvs. et dokument som lister opp alle arkivstykkene/arkivboksene som skolen avleverer. Ved avlevering skal arkivboksen påføres opplysningene: Kvitsøy skole, elevmapper A-Å + årstall. Rektor har ansvaret for at bortsetting av elevmapper skjer etter gjeldene retningslinjer. Ordningsprinsippet skal primært være alfabetisk etter elevens etternavn og fornavn, og sekundært på år. 

Arkivtjenesten (sentraladministrasjonen) tar imot ordnet og listeført elevarkiv og oppbevarer dette fram til det overføres videre til arkivdepot (hos Interkommunalt Arkiv i Rogaland) etter 25-30 år jfr. arkivforskrifta §6-2. Se egen del i arkivplanen om reglement under arkivdepot.

Elevmapper i Public360:

Dersom eleven slutter på skolen, flyttes til en annen skole eller går bort, skal elevmappen i public360 gjennomgås og avsluttes. Det er rektor sitt ansvar å påse at alle dokumentene er inkludert i elevmappen før den avsluttes. Etter at alle brev er besvart, alle dokumenter er inkludert, og kassasjon gjennomført setter rektor elevmappe som "Avsluttet fra saksbehandler". 

ARKIVRUTINER

Medarbeider ved sentralbordet på kommunehuset registrerer alle dokumenter som kommer inn til postmottak i kommunen på epost og per papir. Alt legges inn i Public360 og tildeles rett saksbehandler. Ved saker omhandlet skole påføres rektor eller SFO-leder. Ved post direkte til skole/SFO som er arkivverdig må rektor/SFO-leder scanne dokumentet og kontakte sentraladministrasjonen for opprettelse av sak. Rektor er journalansvarlig og behandler dokumentene i elevmappene.