Kvitsøy barnehage har saksarkivet sitt samt barnemapper og personalmapper i kommunens dokumenthåndteringssystem Public 360°. Public 360° er godkjent som fullelektronisk arkiv, og papirer produsert i eller kommet inn til barnehagen skal registreres i Public 360° og deretter makuleres.

BARNEHAGEBARN

Det skal opprettes en sak i Public 360° på hvert barnehagebarn ved oppstart i barnehagen, for oppbevaring av dokumentasjon relevant for barnet. Dette gjøres av arkivmedarbeider på kommunehuset i samarbeid med styrer i barnehagen. Saken skal påføres navn og fødselsnummer. Det er barnehagestyreren som er journalansvarlig og skal holde orden i barnehagens arkiv. De som har tilgang til barnehagemappene i barnehagen er styrer, samt pedagogisk leder på avdelingen til barnet. Ved overføring fra liten til stor avdeling endres tilgang til ny pedagogisk leder. 

OVERFØRING AV SAK OPPRETTET PÅ BARNEHAGEBARN

Saker opprettet på barnehagebarn kan ikke overtas av skolen, fordi de faller inn under en annen lovgivning og dermed en annen saksbehandling. Dersom saken inneholder dokumenter med viktig informasjon, som f.eks. PPT-vurderinger, skal disse dokumentene overføres til skolen for arkivering i elevsak i elevarkiv i Public 360. Pedagogisk leder i barnehage og kontaktlærer ved skolen har overføringsmøte for barna som skal begynne på skolen, og avklarer i disse møtene hva av informasjon som skal videreføres fra barnemappene til elevmappene. Filene overføres etter samtykke fra foreldrene. 

Barnemappene er unntatt offentlighet Offl. § 13 jf. fvl. § 13 (1) nr.1 og personnummeret til barnet er arkivkodene. Barnemappene tilhører arkivdel barnehagebarn. 

Flytter en av barnehagens barn ut av kommunen og begynner i en ny barnehage, ettersendes bare nødvendig informasjon på forespørsel, dvs. kopi av dokumentasjon fra barnets sak i Public 360. Foreldrene må samtykke på at informasjonen blir videresendt til den nye barnehagen. 

Mottas original barnemappe i papirformat på tilflyttet barn fra barnehage i en annen kommune scannes disse og arkiveres i Public 360 før mappen returneres.

BORTSETTING AV SAK OPPRETTET PÅ BARNEHAGEBARN

Papirmapper:

Dersom barnehagebarnet slutter i barnehagen, flyttes til en annen barnehage eller går bort, skal mappen gjennomgås og settes til bortsetting i arkivbokser. Se egne rutiner for bortsetting i arkivplanen. Det skal følge med en avleveringsliste, dvs. et dokument som lister opp alle arkivstykkene/arkivboksene som barnehagen avleverer. Ved avlevering skal arkivboksen påføres opplysningene: Kvitsøy barnehage, Barnehagemapper A-Å + årstall. Styrer har ansvaret for at bortsetting av barnemapper skjer etter gjeldene retningslinjer. Ordningsprinsippet skal primært være alfabetisk etter barnets etternavn og fornavn, og sekundært på år. 

Arkivtjenesten (sentraladministrasjonen) tar imot ordnet og listeført barnearkiv og oppbevarer dette fram til det overføres videre til arkivdepot (hos Interkommunalt Arkiv i Rogaland) etter 25-30 år jfr. arkivforskrifta §6-2. Se egen del i arkivplanen om reglement under arkivdepot.

Barnemapper i Public360:

Dersom barnehagebarnet slutter i barnehagen, flyttes til en annen barnehage eller går bort, skal barnemappen i public360 gjennomgås og avsluttes. Det er styrers ansvar å påse at alle dokumentene er inkludert i barnemappen før den avsluttes. Etter at alle brev er besvart, alle dokumenter er inkludert, og kassasjon gjennomført setter styrer barnemappe som "Avsluttet fra saksbehandler". 

ARKIVRUTINER

Medarbeider ved sentralbordet på kommunehuset registrerer alle dokumenter som kommer inn til postmottak i kommunen på epost og per papir. Alt legges inn i Public360 og tildeles rett saksbehandler. Ved saker omhandlet barnehagen påføres barnehagestyrers navn. Ved post direkte til barnehagen som er arkivverdig må barnehagestyrer scanne dokumentet og kontakte sentraladministrasjonen for opprettelse av sak.  Styrer i barnehagen er journalansvarlig og behandler dokumentene i barnemappene.