ÅPNING AV POST

Under åpningen er det viktig at en har klare retningslinjer som sikrer post som skal beskyttes ut fra spesielle hensyn, av sikkerhetsgrunner eller ut fra lovbestemt taushetsplikt. Dette kan eksempelvis være verdipost, gradert post og anbud. Sentralbordet skal også ha klare rutiner for post til styrer og utvalg og personlig adressert post.

Personlig adressert post og post til styrer og utvalg skal alltid legges uåpnet i hyllen til rette vedkommende. Personlig adressert post er kjennetegnet ved at personnavnet står foran virksomhetens navn på postsendingen. Dersom stillingsbetegnelse er påført før navnet regnes det oftest som tjenestepost og ikke personlig post, selv om mottagers navn står foran virksomhetens. Verdipost bør åpnes etter egne retningslinjer. I Staten er det et krav at det skal være to personer ved åpning og at verdipost føres i egen verdiprotokoll. Også for anbudspost gjelder egne retningslinjer. Anbud skal eksempelvis ikke åpnes før etter anbudsrunden.

NY SAK?

Når saksbehandler eller arkivmedarbeider mottar dokumenter som skal arkiveres skal han/hun undersøke om det skal opprettes ny sak eller om dokumentet hører til i en eksisterende sak. Dersom det skal opprettes ny sak skal saksbehandler kontakte en arkivmedarbeider i sentraladministrasjonen og opplyse om sakens tittel og hva saken angår. Dersom dokumentet skal inn i en eksisterende sak skal det opprettes en nytt dokument i Public 360 og dokumentet legges inn (se egen del om bruk av Public 360). 

REGISTRERING I ELEKTRONISK ARKIV

For å opprette en ny sak i Public 360 følger arkivmedarbeideren instruksene for opprettelse av sak som beskrevet i egen del om bruk av Public 360. Saken skal påføres; sakstittel, arkivkode, saksansvarlig og eventuell gradering med graderingskode. Alle andre nødvendige saksopplysninger blir automatisk påført. For å registrere nye dokumenter i eksisterende sak oppretter saksbehandler et nytt dokument i saken og legger inn filer og eventuelle vedlegg. Dokumentet skal påføres opplysninger som dokumenttittel, saksbehandler, avsender/mottaker og eventuell gradering med graderingskode. Andre nødvendige opplysninger lagres automatisk i dokumentet.

Etter innføring av elektronisk forsendelse med SvarUT og SvarINN (03.12.2016) vil post fra offentlige instanser sendes direkte inn i Public 360 via SvarINN i uregistrerte dokumenter. Arkivmedarbeider ved sentralbordet har ansvar for å daglig se til at all post som kommer inn gjennom SvarINN fordeles fra uregistrerte dokumenter til riktig sak og med riktig saksbehandler.

KLASSERING OG ARKIVKODE

Arkivavdelingen skal ved opprettelse av nye saker påføre en dekkende arkivkode etter de ulike klassifikasjonssystemer som er i bruk, kalles gjerne for klassering. Klassering av arkiv i offentlig forvaltning forholder seg til K-koder (se egen del om ordningssystemer). Når arkivmedarbeideren skal påføre saken en arkivkode må man tenke over hva som er hovedtemaet i dokumentet og dokumentets hensikt. Hensikten med en arkivkode er system for gjenfinning. Det skal ut i fra arkivkoden være mulig å forstå hva saken omhandler. Er tittelen «Forslag til endring i rutiner for registrering av drikkevannsanalyser», vil drikkevannsanalyse være hovedtemaet og endring i rutinene være et undertema. Arkivkoden vil dermed bli J81 (drikkevann) med tilleggskoden &11 (rutiner).