Innbinding av møtebøker

Før møtebøkene skal sendes til arkivdepot hos IKA Rogaland skal arkivmedarbeiderne i sentraladministrasjonen:

• Fjerne binders, stifter o.l.
• Fjerne eventuelle hullforsterkere.
• Fjerne bretter og sørg for at alle arkene som skal være med i møteboken har samme format (A4).
• Påse at arkene ligger i riktig rekkefølge kronologisk (eldste først).
• Påse at ingen saker mangler i bøkene.
• Påse at eventuelle registre er med.
• Ta bøkene ut av ringpermene, binde dem inn og plasser dem i godkjente arkivbokser.
• Det må være tydelig skille mellom hver møtebok (farget skilleark, D-binders, tau, strikk e.l.).
• Hver møtebok skal være tydelig merket med: kommunenavn, etat/virksomhet, utvalg/styre/råd (som har produsert møteboka, o.a.), årstall (evt. fra-til).
• Lage liste over bøkene på møtebok-skjema med kopi til IKA.
• Ha alltid en ekstra kopi av de siste årenes møtebøker i ringperm på kontoret (for å unngå slitasje på originalen).
• La møtebøkene være minst 1,5 cm tykke før de innbindes 

Hva skal en møtebok inneholde?

Møteboken skal inneholde saksliste, oversikt over sakenes saksnummer i ESA, møteinnkalling, protokoll og saksfremlegg.

Møteboken skal føres i kronologisk rekkefølge.

Saker unntatt offentlighet

Alle saker skal med i møteboka uavhengig av om opplysninger i en sak er unntatt offentlighet.

Dersom opplysningene i en sak er unntatt offentlighet må hele møteboka unntas offentlighet, og oppbevares på et sted der kun de som skal ha tilgang på alle sakene har tilgang til den. Dersom det søkes om innsyn i møteboka i ettertid, må det tas kopier av de sakene som er aktuelle for vedkommende.