BORTSETTING

Overflyttingen skal skje regelmessig, i faste planlagte intervaller, eller arkivperioder. I kommunal sektor skjer bortsetting av sentralarkivet når en kommuneperiode avsluttes. For løpende arkiver kan bortsetting følge andre perioder, som at elevmapper på skolen settes bort når årskullet går ut fra 10. klasse. I prinsippet skal arkivet overføres i sin helhet til bortsettingsarkivet før en begynner med nytt arkiv.

GJENNOMGANG AV ARKIVMATERIALE

Når en arkivperiode blir avsluttet skal det papirbaserte arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet og settes til bortsettingsarkiv. Det enkelte arkivstykke i det avsluttede saksarkivet skal merkes med arkivskaper(for eksempel Kvitsøy barnehage eller Kvitsøy skole), innhold/arkivkode og arkivperiode (årstall), og materiale skal listeføres på fullstendig arkivliste (bortsettingsliste). Materialet skal være undergitt arkivbegrensning og kassabelt materiale skal være skilt ut. Materiale som senere skal kasseres skal ikke blandes sammen med det som skal bevares. Det skal alltid være samsvar mellom registrene og det øvrige arkivet. Journalene og kopibøkene skal være innbundet ved bortsetting. Den som leverer arkivmateriale til bortsetting på kommunehuset skal forsikre seg om at alle dokumenter som skal være i saksmappen befinner seg i den.

En sak skal normalt arkiveres i den perioden den ferdigbehandles. For saksbehandling av løpende saker, det  vil si saker som er aktive ved periodeskillet, vil det derfor vær upraktisk å starte med tomme mapper. Saker som er aktive ved periodeskillet kan derfor overføres til den nye perioden. Dette gjelder også for løpende kontrakter og avtaler. 

Før arkivmateriale kan settes i bortsettingsarkivet skal arkivmappene gjennomgås for å fjerne stifter, binderser, plastmapper, kopier og post-it lapper. For å skille journalpostene i saksmappen brukes et A4 ark til å brette rundt dokumentene i journalposten. Saksmappene gjennomgås av den som leverer arkivmateriale til bortsetting. I tillegg skal alle papirdokumenter være av arkivfaglig godkjent papirmateriale, som er vanlig hvit kontorpapir eller papir til reguleringskart. Ved levering på kommunehuset tas det kopi av ført bortsettingsliste fra gjeldene enhet, for kontroll i bortsettinsarkiv. Dette gjøres av den som tar imot arkivmaterialet. 

ELEKTRONISK UTTREKK

Elektronisk arkivmateriale som ikke lenger er i bruk vil før eller siden gå tapt, med mindre man tar aktive grep for å ta vare på materialet. Arkivforskriften og riksarkivarens forskrift inneholder derfor bestemmelser om håndtering av periodisert elektronisk materiale, og avlevering/deponering til arkivdepot for langtidsbevaring. Se arkivforskriften §13, §18 og §21, samt Riksarkivarens forskrift §§ 4-4 - 4-6.

Langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale gjøres gjennom et arkivuttrekk. Det vil si å ta alle bevaringsverdige data og elektroniske arkivdokumenter ut av systemet i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring. Det finnes ulike metoder for å ta uttrekk, for eksempel Noark-uttrekk og tabelluttrekk. Kvitsøy kommune benytter Noark5. 

Elektronisk uttrekk gjennomføres ved periodisering eller avslutting av arkivsystem, eller hvor en arkivdel periodiseres eller avsluttes. 

Ved uttrekk må det lages en plan/avtale for langtidsbevaring av elektronisk arkivmaterial. Det må også utarbeides et kostnadsestimat. Her må man ta hensyn til antall timer det brukes, må det anskaffes ny programvare/nytt utstyr, skal det leies inn konsulenter osv. Det må også legges ved hvordan dette skal finansieres. Den avsluttete perioden lukkes for oppretting av nye saker, men er fortsatt søkbar og åpen for registrering av utlån. 

Når avtalen med IKA Rogaland er på plass og godkjent kan man begynne å produsere arkivversjonen. Det vil si den samlede leveransen av arkivuttrekk og øvrig dokumentasjon som skal mottas av arkivdepotet. Et arkivuttrekk er det datainnhold som skal hentes ut av et system og inngår som arkivversjonens hoveddel. Den inneholder også tekniske beskrivelser av arkivuttrekket og systemet den er hentet ut fra, og informasjon som dokumenterer innhold og kontekstinformasjon knyttet til arkivmaterialet. 

Ved overføring av elektroniske arkiv fylles skjema på denne siden ut.