KOMMUNESTRUKTUR OG SKARPT PERIODESKILLE

Sentralarkivet følger kommuneperioden på 4 år. Det vil si at alt arkiv innenfor gjeldende kommuneperiode er aktivt, mens arkiv fra tidligere kommuneperioder er passivt arkivmateriale. Når en ny kommuneperiode starter, starter man med et nytt aktivt arkiv. Dette kalles et skarpt periodeskille.

Periodisering brukes ikke bare ved overføring av eldre og uaktuelle dokumenter. Proveniensprinsippet innebærer at arkivene må legges om til ny periode også ved større organisatoriske endringer eller ved overgang til ny arkivnøkkel. Da skal det brukes skarpt periodeskille. Det er viktig at det settes sluttstrek for arkivet ved de aktuelle datoene for endringene, og at det etableres nytt arkiv for den nye organisatoriske enheten og et nytt sakarkiv med ny nøkkel.

Ved omlegging grunnet ny arkivnøkkel må dokumentene som overføres til ny periode klasseres om med ny kode. Den nye koden registreres i gamle dokumenter og filer registreres som overført til ny periode.

Ved organisatoriske endringer må det vurderes om løpende saker skal overføres til den nye enheten. Saker kan lånes ut midlertidig, men må da levers tilbake.

Skarpt periodeskille skal også brukes ved overgang fra papirbasert journal til elektronisk journalføring.

PERIODISERING AV YTRE ARKIV

I de fleste fagsystemer og spesialarkiver vil det være uhensiktsmessig å foreta periodisering hvert fjerde år. For arkivserier som er ordnet på eksempelvis objekt, må hver objektmappe vurderes for seg med tanke på aktualitet og settes bort når det er uaktuelt. Dette bør gjøres samtidig med periodisering i saksarkivet. Mapper som er blitt uaktuelle i løpet av perioden kan ryddes og settes bort. Dette kan være avgått personale, solgte eiendommer, oppsagte leieforhold, utgåtte avtaler, avsluttede klientsaker, morsjournaler, sluttede elever, osv. Aktualiteten bør avgjøre om en del av disse dokumentene kan overføres direkte til fjernarkivet.

Å AVSLUTTE EN ARKIVPERIODE

Når en arkivperiode blir avsluttet skal det papirbaserte arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet og settes til bortsettingsarkiv. Journaler, sakskort, kopibøker og andre registre settes derfor bort sammen med saksdokumentene, og en tar i bruk nye saker og registre for den nye perioden. Journalene og kopibøkene skal være innbundet ved bortsetting. Det er arkivmedarbeiderne i sentraladministrasjonen som avslutter sentralarkivet.

Når en saksmappe gjennomgås skal man påse at alle stifter, binderser, plastmapper, kopier og Post-it lapper er fjernet. Dersom man skal skille journalposter i saksmappen skal man bruke et A4 ark som man bretter rundt dokumentene i journalposten. Dersom noen av dokumentene i saksmappen kan kasseres etter gjeldende lover og forskrifterm skal disse dokumentene tas ut av saksmappen og makuleres. 

Arkivmedarbeideren skal forsikre seg om at alle dokumenter befinner seg både i den fysiske saksmappen og i saksmappen i Public 360. Dersom et dokument mangler i den fysiske saksmappen skal arkivmedarbeideren skrive ut dokumentet fra Public 360 og legge ved i den fysiske saksmappen, og visa versa.

Dersom det etter periodeskillet kommer inn dokumenter som har tilknytting til saker i bortsettingsarkivet, skal det startes ny sak, med de nye dokument som de første i saken. De eldre dokumentene lånes ut fra bortsettingsarkivet som referansemateriale, og settes tilbake etter behandling. For å unngå feil tilbakesetting er det viktig at en er nøye med utlånskort og omslag som forteller at saken hører hjemme i den eldre arkivperioden.

AVSLUTTE EN ARKIVPERIODE ELEKTRONISK

Rutinene for periodisering i elektroniske journaler og arkiver skal følge retningslinjene i NOARK-5 standarden. Når en periode blir avsluttet elektronisk skal arkivet saneres ved at alle avskrevne saker skilles ut. Dette gjøres ved at avsluttede saker legges over i en historisk database eller overføres til andre databærere (magnetbånd, optisk plate e.l.), et såkalt elektronisk uttrekk. Den historiske journalbasen lukkes for registrering av nye saker og dokumenter, men må være søkbar og åpen for registrering av utlån. En kopi av basen går til depot for langtidslagring.

Ved elektronisk journalføring skal en ikke bruke skarpt periodeskille, men bruke såkalt overføringsperiode. For å finne ut hvilke saker som fortsatt er aktive venter en i 1-2 år etter periodeskille med å foreta selve saneringen. Saker som i denne perioden blir aktuelle blir overført til ny arkivperiode. Da daglig- og mellomarkivet for en tid overlapper hverandre, kalles dette for en overlappings- eller overføringssperiode. Når overføringsperioden er slutt settes det punktum for den gamle perioden og basen saneres. Etter denne datoen skal det ikke overføres saker fra den eldre arkivperioden til den nye. Dersom saker fra den gamle perioden nå blir aktuelle må de lånes ut og settes tilbake i gammel periode etter bruk.