POSTMOTTAK

Kvitsøy kommunes sentraladministrasjon viderefordeler og arkiver post som kommer fra AltInn, Svar Inn, E-post, Postomlevering og Public 360 disse er som følger:

ALTINN

Kvitsøy Kommune økonomi og administrasjon

Kvitsøy Kommune Levekår med underenheter:

Kvitsøy Barnehage

Kvitsøy Skole

Kvitsøy Sykehjem

Kvitsøy Musikk- og Kulturskole

Kvitsøy Legekontor

Kvitsøy Kulturadministrasjon

Kvitsøy Folkebibliotek

Kvitsøy SFO

Kvitsøy Hjemmetjeneste

Kvitsøy Psykisk Helse

Kvitsøy Fysioterapi

Kvitsøy Kommune organisasjon og samfunn:

Kvitsøy Administrasjon

Kvitsøy Uteseksjon

Kvitsøy Renhold

ÅPNING OG SORTERING

Sentralbord åpner og gjennomgår all post som kommer til kommunehuset, inklusive e-post og elektroniske forsendelser. Det er den enkelte saksbehandler sitt ansvar å påse at også personlig adressert post (blir ikke åpnet av sentralbordet) som skal arkiveres sendes til post@kvitsoy.kommune.no for registrering.

Personlig adressert post og personlig adressert e-post, samt post til politiske partier leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Viser det seg å være sakspost, følges retningslinjene som under personlig levert post.

All resterende post åpnes. All arkivverdig post går til registrering og distribueres til rett saksbehandler via Public 360. Det samme gjelder for elektroniske forsendelser som kommer via Svar INN direkte i Public 360 under fanen uregistrerte dokumenter, og fra Alt Inn. Annen post som reklame, møteinnkallelser mv legges i posthyllen eller sendes pr. e-post til den enkelte. Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende.

Alle papirbaserte dokumenter som skal registreres stemples med godkjent rødt stempel.

REGISTRERING OG FORDELING

Registrering av dokumenter, og opprettelse av nye saker i Public 360 blir hovedsakelig gjort av arkivar. Arkivar påfører gjeldende arkivkoder og saksbehandler. Journalpost fordeles til rett saksbehandler/kopimottaker og brukergruppe. Før opprettelse av ny sak søker arkivar igjennom arkivsystem for å se om journalposten allerede tilhører en sak. Hvis journalposten allerede tilhører en sak legges den inn i rett sak. Hvis den ikke gjør det, opprettes ny sak.

Når sak er opprettet av arkivar har saksbehandler selv mulighet for å legge inn dokumenter til arkivering i Public 360 (Se egne rutiner for Public 360. Drag & Drop)

Det foretas søk i avsluttet arkiv ESA for å avklare om det er eksisterende saker innenfor aktuelt tidsromsom som må videreføres til Public 360. Hvis så er blir det opprettet ny sak i Public 360 med henvisning til saksnummer i ESA, og samme prosedyre gjelder for avsluttet sak i ESA. Journalpost blir så lagt inn i Public 360.

Saksbehandlere/arkivarer er ansvarlig for å skjerme dokumenter med graderte opplysninger mot innsyn under saksbehandlingsprosessen.

Saksbehandler må sjekke at mottaker(ene) er ført opp med riktige opplysninger. Hent mottaker fra enhetsregister eller folkeregister for å være sikker på at organisasjonsnummer og/eller fødselsnummer er påført slik at den elektroniske forsendelsen blir sendt gjennom KS sitt system Svar UT.

Hva skal arkiveres? 

DOKUMENTER SOM ENNÅ ARKIVERES I PAPIRBASERT ARKIV OG I PUBLIC360

Egenerklæring om konsesjonsfrihet i kommuner med nedsatt konsesjonsgrense LDIR-365B

Konsesjonsforhold som er registrert i matrikkelen 1144 Kvitsøy

Avtaledokumenter

Skjøter

Grunnboks dokumenter

Vigselsdokumenter

Valglister, møtebøker og valgprotokoller

Signerte originale tilsettingsbrev

Senioravtaler

Husleiekontrakter

NB. Fra 01.01. 2019 er alt blitt lagret i fullelektronisk arkiv Public 360. Før denne tid er også dokumentene lagret i halvelektronisk arkiv ESA.

POSTLISTER

Postjournaler skal offentliggjøres jf. lov om rett til innsyn i dokument i offentlig forvaltning. Sentraladministrasjonen har ansvar for å legge postlister ut på kommunens nettside, ta imot og behandle forespørsler om innsyn i sakene.
Postlister legges ut på kommunens nettside senest tre måneder etter behandlingsdato.

AVSENDER/MOTTAKER

Alle eksterne mottakere og avsendere skal hentes opp i fra folkeregisteret eller enhetsregisteret slik at det er påført riktig fødselsnummer eller organisasjonsnummer slik at all elektronisk forsendelse går gjennom systemet til KS og videre til Alt Inn / Digi post / Svar ut
Alle interne mottakere (saksbehandlere i egen organisasjon) kan hente person og virksomhetsopplysninger fra eget Public 360 -register.

Rundskriv skal ikke registreres i Public 360. Høringer registreres i egen samlet sak i Public 360.

SKANNING OG TILKNYTNING:

Dokumenter skannes inn på PC for å arkiveres i arkivet på vanlig måte og tilknyttes riktig sak via Drag&Drop funksjonen fra den enkeltes mail. Dersom dokumentene som bli scannet faller inn under kategori 4. er det viktig at originalen blir arkivert i det fysiske arkivet i tillegg. Mail som blir scannet inn fysisk, eksempelvis byggesaker, må mellomlagres før en kan legge dem inn i Public 360. Dette grunnet at for enkelte byggesaker er dato viktig når dokumentet ble mottatt i henhold til fakturering for tjenester. Bruker en Drop & drag funksjonen får en ikke endret datoen.

SAKSBEHANDLING/UTGÅENDE KORRESPONDANSE

Kontrollerer at riktig saksbehandler, arkivkode og evt. gradering er ført på dokumentene. Eventuelle endringer meldes sentraladministrasjonen som retter i journalen.

Saksoverføring: Dersom dokumenter overføres til annen saksbehandler skal sentraladministrasjonen ha beskjed og retter dette i journalen.

Saksbehandler/Arkivar er ansvarlig for å kontrollere at sakspost som blir sendt som e-post kommer frem til rette vedkommende (kvittering). Saksbehandler ekspederer selv dokumentet og sender kopi til sentraladministrasjonen for registrering. Saksbehandlerne/Arkivar har også ansvar for å se til at alle elektroniske forsendelser går videre til KS Svar UT og ikke blir en feilet forsendelse.

UTLÅN AV DOKUMENTER

Sentraladministrasjonen betjener arkivet og erstatter utlånt saksmappe med riktig utfylt utlånskort.
Bare saksmapper og ikke enkeltdokument lånes ut.

Ved elektronisk journalføring registreres nødvendige opplysninger i journalens utlånsfelt.

Den som låner saksmappen leverer utlånt saksmappe tilbake til arkivet snarest mulig etter ferdigbehandling. Sakens dokumenter skal holdes samlet og utlånt saksmappe må aldri deles. Sammenblanding av materiale i utlånte saksmapper skal ikke forekomme.

Dersom utlånte saksdokument overdras til andre skal arkivet konsulteres først og registrere dette.

ARKIVLEGGING/AVSKRIVING AV JOURNALPOSTER OG SAKER

Journalposter

Saksbehandler påtegner behandlingsmåte når journalposten avskrives.

Går inn i Public 360 og åpne web delen «mine ubesvarte dokumenter», marker dokumentet en vil avskrive og bruker fanen for avskriv. Da får en opp disse valgene

TE: Brevet er tatt til etterretning
TLF: Besvart telefonisk
TO: Brevet er tatt til orientering

Klikk OK for å avskrive dokumentet og fjerne det fra listen.

Innkommende brev – svar med utgående post på innkommet brev

Svar med enkel E-Post hvis brevet er av slik karakter.

Saksbehandler setter saken til Ferdigbehandlet – «Avsluttet av saksbehandler» dersom hele saken er ferdig. Saksbehandler må ha oversikt over at alle dokumenter som tilhører saken er journalført og at dokument ligger ved, og også at dokumentet er i riktig filformat for senere elektronisk arkivlegging.

Dokumentene og saker som er ferdigbehandlet hos saksbehandlere vil nå legge seg i listen hos ansvarlig arkivar «Hjem klar for ferdigstillelse» som et siste ledd i denne prosedyren hvor arkivar avslutter og arkiverer saken. Lar saken seg ikke arkiveres grunnet feil hos saksbehandler er det hovedarkivars oppgave å rette opp feilen.

RESTANSELISTER

Restansene (mottatte dokumenter som ikke er avskrevet og behandlet) skal gjennomgås av saksbehandler månedlig. Restanser som kan avskrives skal avskrives med riktig kode. Se under kategori arkivlegging for avskrivningskoder. Lederne på de ulike avdelingene / seksjonene har også overordnet ansvar for restansekontroll av sine saksbehandlere. Uttrekk av restanselisten finnes i meny Public 360 under fanen Statistikk, som hovedarkivar tar ut for å se på behandlingstid/arbeidsmengde

HOVEDARKIVAR

Hovedansvarlig for arkivering skal månedlig oversende melding til de av saksbehandlerne som innehar «ufullstendige saker, dokumenter». Da går ansvarlig arkivar inn og søker opp alle saksbehandlere under avansert søk/utvidet søk og gjør uttrekk av dokumenter som står som R-Reservert, B – under behandling, M - midlertidig journalført, S – registrert av ansvarlig person/leder, F- Ferdig fra saksbehandler, E- Ekspedert.

Sakene/dokumentene blir sendt til gjennomgang til ansvarlig saksbehandler for ferdigstillelse av dokument/avskrivning.

Saker som står som S – registrert av ansvarlig person/leder kryssjekkes av arkivar og ferdigstilles.