Saker som gjelder den enkelte ansatte oppbevares arkivdel personal i Public 360. All dokumentasjon av betydning for den enkeltes arbeidsforhold skal oppbevares i personalsak, ordnet etter navn og fødselsnummer. Den enkelte leder har ansvar for å arkivere dokumenter og opplysninger om de ansatte i sin avdeling i Public 360.

INNHOLD I PERSONALSAKENE

Personalsaken skal inneholde følgende dokumenter og opplysninger om den ansatte:

• Søknad med vedlegg (overført fra ansettelsessak)
• Ansettelsesvedtak (overført fra ansettelsessak)
• Kopi av stillingstilbud og svarbrevet (overført fra ansettelsessak)
• Kopi av ansettelsesbrev (overført fra ansettelsessak)
• Evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen (bekreftelse på fremvist vandelsattest)
• Arbeidsavtale
• Taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering
• Innmelding/korrespondanse med trygdekasse
• Pensjonsforhold
• Dokumenter vedrørende ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk
• Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap - søknad og vedtak
• Dokumenter vedrørende evt. særavtaler, godtgjørelser, stipend
• Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring
• Evt. AKAN-tiltak
• Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
• Evt. disiplinærtiltak
• Dokumenter vedrørende evt. tildelte hederstegn
• Div. korrespondanse til og fra den ansatt som berører arbeidsforholdet
• Kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse
• Kopi av sluttattest

Avgjørelse som gjelder ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff eller tilstå ham pensjon (Forvaltningslovens § 2 -2). Permisjonssøknader regnes ikke som enkeltvedtak.

ANSETTELSESSAKER

Ansettelsessaker arkiveres i saksarkivet. Dokumentene arkiveres med kode «ansettelser og engasjementer» i arkivnøkkelen (kode 41 i K-kodene). Ansettelsessaker inneholder følgende dokumenter:

• Evt. forberedende korrespondanse/vedtak jfr. hovedavtalen
• Evt. korrespondanse med konsulentfirma
• Stillingsannonsen
• Søknad med vedlegg
• Evt. bekreftelse for mottatt søknad/foreløpig svar.
• Enkel (offentlig) søkerliste
• Utvidet søkerliste
• Evt. kopi av oversendelsesbrev til uttaleinstanser
• Evt. notat om innkalling til intervju
• Evt. notat fra intervju /referanser/konsulentvurderinger
• Innstilling
• Evt. brev til uttaleinstanser og korrespondanse ang. innstilling
• Evt. ansettelsesvedtak
• Kopi av brev om stillingstilbud
• Aksept/avslag fra søker
• Kopi av ansettelsesbrev

Hver ansettelsessak defineres som egen arkivsak i Public 360. I tilfelle en person søker på to (eller flere) stillinger, registreres søknaden som eget dokument i begge ansettelsessakene. Når det er kommet positivt svar på stillingstilbud overføres søknad med vedlegg, ansettelsesvedtak, stillingstilbud og svar samt eventuelt ansettelsesbrev til personalsak.

Søknader til ledende stillinger bevares, mens øvrige søknader returneres eller makuleres etter 5 år.

UTLÅN OG OVERFØRING

Personalsak skal ikke lånes ut i sin helhet, kun de dokumenter som det er tjenstlig behov for kan lånes ut. Eventuelt kan kopi av dokumentene utleveres (Jfr. forvaltningslovens §13).

Personalarkivet er knyttet til den enkelte virksomhet ved tilgangskoder og personalsaker skal ikke overføres til annen virksomhet. Ved ansettelse i ny virksomhet skal ny sak opprettes. Eventuell utveksling av informasjon skal skje i form av kopier. Dette gjelder også ved avvikling av virksomheter.

INNSYN

Alle ansatte har etter personopplysningsloven §18- 3 rett til innsyn i personalsaken sin med unntak av interne dokumenter. Man skal ikke behandle dokumenter og opplysninger i sin egen personalsak. Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalsaker.

BEHANDLING AV PERSONALSAKER

Personalsakene skal oppbevares på en betryggende måte jfr. forvaltningsloven § 13 c. Det er kun utvalgte personer i sentraladministrasjonen og lederne i de enkelte avdelingene som skal kunne behandle dokumenter i personalsakene i Public 360. Det er kun utvalgte personer i sentraladministrasjonen med ansvar for personalarkivet som skal ha tilgang til dette.

Disiplinærsaker krever spesiell aktsomhet. Dersom det ut i fra saksbehandlingen kreves at saken også legges i saksarkivet, skal den anonymiseres. Dersom det er fare for bevisforspillelse i en disiplinærsak, skal slike opplysninger oppbevares i særskilt fortrolig arkiv så lenge de er aktuelle. Deretter overføres de til personalarkivet.

Ved endringer i personalsituasjonen skal det tas utskrift av sak- og arkivsystemet. Både elektroniske og manuelt førte registre er unntatt fra konsesjons- og meldeplikt, forutsatt at de ikke inneholder opplysninger som er nevnt i forskrift til personopplysningsloven §7-16.

BORTSETTING OG BEVARING

Personalsaker for ansatte skal bevares. Saker på sluttet personale lukkes. Uttrekk skal foregå i ordnet stand etter retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon. Ved uttrekk skal sikkerhet og personvern være ivaretatt etter gjeldende bestemmelser. Tilgang til sakene er styrt av tilgangsgrupper.