Utskriftsvennlig versjon

Arkivrutiner for elektronisk forsendelse

I desember 2016 tok Kvitsøy kommune i bruk elektronisk forsendelse i sitt sak- og arkivsystem ESA.

Ekspedering av utgående forsendelse, SvarUT

Hver enkelt saksbehandler ekspederer sine journalposter med elektronisk forsendelse helt enkelt ved å arkivere dokumentet og klikke på knappen "Dokumentet er ferdig. Sendes med elektronisk forsendelse.".

Mottakere/avsendere

For at forsendelsen skal kunne sendes helt frem til mottakeren(e)s elektroniske postkasse må mottakeren(e)s fødsel- eller organisasjonsnummer være påført. Saksbehandlerne skal derfor hente alle eksterne mottakere og avsendere fra Folkeregisteret og/eller Enhetsregisteret i ESA.

Feilede forsendelser

Dersom det skulle oppstå et problem med den elektronisk forsendelsen når saksbehandleren sender denne fra ESA og videre til KS sin SvarUT løsning vil saksbehandler få opp dette i fanen "mine feilede forsendelser" Alle saksbehandlere har derfor ansvar for å sjekke sine egne feilede forsendelser daglig for å unngå at noen utgående forsendelser står og stanger i systemet.

Mottak av inngående forsendelse, SvarInn

Andre organisasjoner og offentlige instanser som benytter SvarUT sender elektroniske forsendelser direkte inn i Kvitsøy kommunes sak- og arkivsystem ESA. Forsendelsen går via KS sin SvarInn løsning og legger seg i sak 16/388. Herfra må arkivmedarbeiderne i sentraladministrasjonen overføre hver enkelt forsendelse til riktig sak med riktig saksbehandler. Sak 16/388 for SvarInn skal sjekkes av arkivmedarbeider ved sentralbordet daglig.

Overføring til riktig sak i ESA

Arkivmedarbeideren ved sentralbordet har ansvar for at alle forsendelser overføres til riktige sak i ESA. Dette gjøres ved å bruke klipp og lim funksjonen under "flere valg" i ESA. Alle elektronsike forsendelser som kommer inn til kommunen blir påført gradering §4, gradering ikke vurdert enda. Arkivmedarbeider må vurdere om forsendelsen skal graderes og fjerne eller eventuelt påføre riktig gradering. Det skal også føres opp riktig behandlingsansvarlig for forsendelsen. Dette gjøres ved å endre mottaker fra SvarInn til riktig saksbehandler under avsender/mottaker i ESA.

Laster...